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          我是如何用协作工具提升员工工作效率的

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          2013年  ,杰哥、彬娃和我一起走向了创业的道路  ,也是从那一天开始  ,我从一个个人独立博客或是个人站长身份  ,逐渐向团队化运作  ,2015年  ,阿辉、郁辉等人的相继加盟 ,让这个团队越加壮大  。

          自从组建团队后  ,对协同办公的工具越来越依赖  ,之前分享过很多实用软件 ,比如印象笔记、Worktile、麦客表单、伙伴云表格  。

          如果说印象笔记解决团队内容的问题  ,Worktile解决了项目管理问题  ,麦客表单解决了信息收集问题  ,那么伙伴云表格则解决了公司内部管理问题  。

          那么伙伴云表格到底能解决团队什么问题呢?请往下看

          以前我一个人  ,一人吃饱全家不饿  ,用什么工具到也是次要的  ,也很少推荐  。后面随着杰哥、彬娃、阿辉等人的加入 ,也使得我对团队协作的需求越来越大 。

          团队人数多了后  ,一个小项目 ,需求文档、合同文档、反馈文档等等一大堆  。时间长了  ,乱了  ,也烦了  。还有员工信息、公司财务、流水账、办公用品、考勤、合同等等文档  。

          而如今 ,公司制度逐渐健全  ,团队也日益发展壮大  ,公司的内部管理就显得尤为重要 ,

          但对于每年要交上万块的ERP企业管理系统来讲还是显得有些捉襟见肘  ,所以找到一款协同办公工具尤为重要  。

          再此之前 ,我体验过很多产品今目标、简道云、伙伴云表格、超级表格、百会格格等等 ,他们都是优秀的协同文档工具  ,也许是因为选择太多  ,反而觉得第一眼非常重要 ,所以还是回归最初 ,选择了伙伴云表格(huoban.com) ,主要是域名也好记  。

          下图是我所有的工作文档  ,可以看到公司内部的一些常用文档  ,我都放到这里面了  。

          对于新人也不用担心  ,它上手比较简单 , 5分钟就能学会  ,你只需要把你的Excel文档导入到伙伴云表格就好了  。

          文档看着是不是很多?这已经精简不少了  ,其实也没大家想的那么复杂  ,因为这个工具的重点功能在于协同办公  。

          比如我们团队的李娟  ,她负责给客服送礼、合同、登记办公用品等等  ,所以只需要点设置一下文档权限  。

          这样的话  ,李娟只能看到自己的数据  ,看不到别人的  ,只有我才能看到所有信息 。

          然后 ,剩下的事就交给李娟去做好了 ,你只需要看看员工登记的情况即可 ,有时候  ,我也会用手机版来看信息  ,也不用反复的用QQ传文档了  ,协同办公就是这么方便  。

          另外这眼看就到年底了 ,公司一般都会给客户送礼品啥的  ,那么李娟就会把送礼清单记录到这里  ,哪些客户送了  ,哪些客户还没送 ,在这里一目了然  。

          因为他的简洁和方便  ,没那么多花销的点缀  ,上手简单  ,所以第一印象觉得不错  。

          随着团队成员越来越多  ,登记员工信息  ,知道他们的入职时间、生日也是非常重要  ,这作为公司人性化管理的一部分  ,最起码员工过生日要送个小礼物吧?

          (手机上的员工信息表格)

          员工很多 ,如何迅速找打最近有哪些员工过生日?

          也很简单 ,伙伴云表格继承了Excel的优秀功能  ,比如  ,点开文档  ,选择左边的“自定义筛选”  ,选择“生日”  ,我们就能迅找到速最近一个月内要过生日的员工了  。



          看似很复杂的表单  ,其实都是套用的现成模板 ,官方给了很多现成的模板  ,只需要稍稍删点不需要的就可以用了 ,对于重度使用者而言  ,光靠模板显然无法满足他们的需求  。而伙伴云表格强大的自定义功能 ,可以直接套用 。

          (官方提供的现成模板)

          应该说 ,伙伴云表格除了具备Excel一些基本功能之外  ,我想它最大的优秀在于在线协同办公 ,让大量的重复文档归一  ,同时权限管理功能  ,也可以让员工不能看到不该看的东西  。

          写在最后:

          当初找这些工具的时候想法也很简单  ,一是要求手机、电脑都能用  ,二是解决文档乱又多的问题  ,三是打开速度快  ,四是权限体系完善 , 五是减少自己工作量  。

          所以今目标、简道云、伙伴云表格、超级表格、百会格格 ,从这些协同办公工具里走了一圈  ,最终又回到起点 ,也许第一眼看上的才是最好的吧  。

          对了 ,伙伴云表格是袁兆江和戴志康创办的  ,来自原Discuz!团队  ,用它也是一种情怀 。

          伙伴云表格使用地址:https://www.huoban.com/

          如果你对协同工具有更好的推荐  ,或者有需要讨论的  ,可以移步到松松论坛  ,我们会在哪里讨论并回复 。

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